Softwarelösungen

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement ist ein heißes Thema. Geht es doch am Ende um die Vision, sämtliche Geschäftsdokumente, wie Briefe, Bestellungen, E-Mails, Rechnungen, etc. gemeinsam in einem konvergenten System zu verwalten.

Der Weg dahin ist häufig weiter als man zunächst denken mag. Damit, alles einfach einzuscannen und irgendwo zu speichern, ist es lange nicht getan. Alle Dokumente müssen klar klassifiziert werden, es müssen Vorgänge definiert werden und ein Verknüpfungssystem, das es ermöglicht, alle benötigten Dokumente zu einem bestimmten Geschäftsvorfall auf Knopfdruck zu erhalten.

Klassifizierung von Dokumenten und Vorgängen

Zunächst geht es darum, alle im Geschäftsbetrieb vorkommenden Dokumente zu identifizieren und nach einem eindeutigen Schema zu klassifizieren.

  • Auftrag
  • Rechnung
  • Lieferschein
  • Reklamation
  • etc.

sind die naheliegendsten, es gibt aber natürlich noch viele weitere.

Darüber hinaus muss definiert werden, wie diese Dokumente zu Vorgängen gebündlt werden sollen. Hierzu werden sog. Akten definiert. Ein Beispiel für eine Akte wäre "Auftrag" oder auch "Projekt". Dem Auftrag können bespielsweise das zugrundeliegende Angebot, die Bestellung des Kunden, Lieferscheine wie auch die Rechnung und sämtliche den Auftrag flankierende Korrespondenz zugeordnet werden.

Hierzu müssen alle Dokumente mit sinnvollen Metadaten versehen und entsprechend miteinander verknüpft werden.

Erfassung der Belege

Sämtliche Dokumente müssen über einen Erfassungsprozess im Dokumentenmanagementsystem hinterlegt werden. Das geschieht üblicherweise direkt beim Eingang des Dokumentes. Hierzu sollten alle Eingangsmedien betrachtet werden.

Briefe und andere Papierdokumente

Papierdokumente müssen zur Verwaltung im Dokumentenmanagementsystem zunächst eingescannt und mit allen relevanten Metadaten versehen werden.

Ab einer gewissen Menge an Dokumenten ist das Erfassen der Papierdokumente über die mitgelieferte Scansoftware eines handelsüblichen Scanners nicht mehr sinnvoll zu bewältigen.

Hier setzen spezielle Softwarelösungen an, die darauf ausgelegt sind, große Mengen an Papierdokumenten maximal effizient zu digitalisieren. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist natürlich die Texterkennung (OCR) in Kombination mit einer intelligenten Metadatenerkennung. So können professionelle Lösungen, wie z. B. Kofax, automatisch den Kunden, die Auftragsnummer, das Datum der Bestellung und vieles mehr bis hin zur Liste der Bestellpositionen automatisch aus dem Dokument lesen und strukturiert in einem Set von Metadaten speichern.

E-Mails

E-Mails können über eine direkte Anbindung des E-Mail Clients oder auch des E-Mail Servers an das Dokumentenmanagementsystem integriert werden. Auch hier wird natürlich meist angestrebt, möglichst viele Informationen bereits bei der Erfassung automatisch herauszulesen und strukturiert zu speichern, damit der Aufwand der manuelle Metadatenerfassen möglichst minimiert wird.

Protokolle und Telefonnotizen

Wenn man einen Vorgang vollständig und konvergent verwalten möchte, gehören natürlich auch Protokolle und Telefonnotizen mit in das Dokumentenrepository. Die Erfassung kann hier sehr vielfältig sein, ein möglicher Weg ist z. B. die Erfassung der Informatioenn direkt im Dokumentenmanagementsystem.

Weiterer Umgang mit den Dokumenten

Sind die Dokuemte erst einmal im System erfasst, muss entschieden werden, was mit ihnen geschieht und welchen Geschäftsvorfall im Sinne der Unternehmensprozesse der Eingang des Dokumentes auslöst.

Wo dieser Geschäftsvorfall abgearbeitet wird muss individuell entschieden werden. Sicherlich möchte niemand seine gesamten Geschäftsprozesse vollständig über Workflows im Dokumetenmanagementsystem abwickeln. Hierzu gibt es spezialisierte Applikationen in jedem Unternehmen, wie z. B. Warenwirtschaftssysteme, ERP-Systeme, Logistiksysteme, CRM-Systeme u.v.m. Die Schnittstellen zwischen diesen spezialisierten Applikationen und dem Dokumentenmanagementsystem müssen klar abgegrenzt und spezifiziert und dann softwaretechnisch optimal unterstützt werden.

Ein Beispiel: Der Auftrag

Geht ein Auftrag ein, so muss die Bestellung als juristisch relevantes und aufzubewahrendes Dokument zunächst im DMS erfasst werden. Es muss einer Akte zugeordnet bzw. eine neue Akte muss angelegt werden. Der Geschäftsprozess der eigentlichen Auftragsbearbeitung geschieht dann aber natürlich nicht mehr im DMS sondern im ERP-System. Hierzu muss das ERP-System eine Schnittstelle zum DMS besitzen, damit vom ERP-System aus schnell alle Belege zu einem Autrag abgerufen werden können.

Revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten

Zur echten, revisionssicheren elektronischen Archivierung hat ein elektronisches Dokumentenmanagement noch eine Reihe spezieller Anforderungen zu erfüllen.

  • Wahrung der Dokumentenechtheit. Es muss sichergestellt und nachgewiesen werden, dass ein Dokument nach der Erfassung nicht mehr verändert werden kann.
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen nach HGB
  • Vollständige und lückenlose Erfassung aller Dokumente
  • etc.

Merksätze zur revisionssicheren Archivierung

Die folgenden zehn Merksätze zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stammen vom Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.:

  • Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
  • Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verlorengehen
  • Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
  • Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
  • Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
  • Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
  • Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
  • Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
  • Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
  • Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein

Der Weg zur Papierlosigkeit

Üblicherweise beginnt man nicht mit der Erfassung sämtlicher Belege gleichzeitig. Vielmehr wird mit einer klar und einfach abgrenzbaren Geschäftsentität begonnen (z. B. die "Eingangsrechnung", wie wir es erfolgreich für die Firma pme Familienservice umgesetzt  haben). Nach und nach werden weitere Belegarten in den Prozess mit einbezogen.

Alfresco und Kofax als Basis für erfolgreiches Dokumentenmanagement

Das Enterprise Contentmanagement System Alfresco bietet alles, was zur Verwaltung und zur revisionssicheren Archivierung von Geschäftsdokumenten gehört.

Kofax  lässt sich hervorragend mit Alfresco kombinieren und ist eine der leistungsfähigsten Lösungen zur digitalen Erfassung von Geschäftsbelegen.