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Individuelle Lösungen auf Basis von Alfresco

Die Geschäftsprozesse in einem Unternehmen sind sehr vielschichtig und benötigen auf den verschiedensten Arten Unterstützung. Das Dokumentenmanagement setzt dort an. Es stellt Methoden, Techniken und Werkzeuge bereit, um Dokumente zu erfassen, verwalten, speichern, bewahren und bereitzustellen. Dabei ist das Ziel des Dokumentenmanagements die organisatorischen Prozesse optimal zu unterstützen.

Wir setzen seit vielen Jahren das Dokumentenmanagementsystem Alfresco bei unseren Kunden ein, um ihre Geschäftsprozesse zu unterstützen. Alfresco stellt uns eine technische Basis für das Dokumentenmanagement zur Verfügung und bringt von Hause aus sehr viele Funktionen mit. Es existieren diverse Integrationsmöglichkeiten in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens, beispielsweise über Einbindung als Laufwerk in den Dateiexplorer oder über die SharePoint-Unterstützung für Office Programme.

Daneben bietet Alfresco mit Alfresco Share kooperatives Dokumentenmanagement per Webbrowser als Web 2.0 Anwendung. Damit lassen sich bereits viele Anforderungen an die Ablage und die Arbeit mit Dokumenten einfach und kostengünstig umsetzen.

Selbstverständlich hat jedes Unternehmen spezifische Anforderungen und Wünsche zur Unterstützung der eigenen Prozesse. Über fertige Add-ons und durch die Bereitstellung verschiedener Extension-Points für die programmatische Erweiterung, lässt sich Alfresco und auch die Alfresco Share-Webanwendung anpassen.

Normalerweise sind die Anpassungsmöglichkeiten für bestehende Anwendungen begrenzt. Glücklicherweise stellt Alfresco entsprechende standardisierte Programmierschnittstellen zur Verfügung, so dass sich leicht individuelle, maßgeschneiderte Anwendungen zur optimalen Unterstützung Ihrer Geschäftsprozesse realisieren lassen.

Im Lauf der Jahre konnten wir im Rahmen unserer Projekte weitreichende Erfahrungen sammeln und kennen deshalb genau die Dos & Don'ts bei der Erweiterung und Anpassung von Alfresco. Wir beraten Sie gerne umfassend, welche Vor- und Nachteile die Erweiterung von bestehenden Anwendungen oder die Entwicklung einer individuellen Anwendung haben und entscheiden im Dialog mit Ihnen, welche Lösung für Sie die Beste ist.

Maßgeschneiderte Lösungen

Für eine optimale Unterstützung eines Geschäftsprozesses bietet sich eine maßgeschneiderte Softwarelösung an. Diese stellt dem Benutzer nur die benötigten Funktionen bereit, unterstützt ihn bei der Erfüllung seiner Aufgaben und hilft ihm, diese schnell und qualitativ hochwertig zu erledigen. Einfache und übersichtliche Bedienoberflächen helfen bei der Fokussierung auf den Kern der Arbeit und verhindern so eine unnötige Ablenkung.

Technologisch setzen wir in erster Linie auf Webtechnologien, so dass Ihre Anwendung internetfähig, individuell dem Corporate Design entsprechend gestaltbar und plattformunabhängig ist. Darüber hinaus implementieren wir Ihnen gerne auch maßgeschneiderte Applikationen für den Desktop oder für mobile Geräte. Hier existieren keine Einschränkungen, da Alfresco eine REST-API als Programmierschnittstelle für die individuellen Anwendungen bereitstellt.

Bei der Entwicklung von individuellen Lösungen verwenden wir ausschließlich moderne und ausgereifte Open Source Webframeworks wie AngularJS, GWT oder React und nutzen ausschließlich stabile Alfresco-Erweiterungspunkte/APIs, um die Kompatibilität mit Alfresco und vor allem die Update-Fähigkeit auf zukünftige Alfresco Versionen sicherzustellen. 

Individuelle Lösung vs. Erweiterung von existierenden Anwendungen?

Die Anpassungen an bestehenden Anwendungen kann in der initialen Umsetzung kostengünstiger als einen Individualentwicklung sein, hat aber auch technische Grenzen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Original-Quellcode überschrieben oder das Grundparadigma der Anwendung verändert werden muss, um Erweiterungen zu realisieren. Dadurch leidet die Update-Fähigkeit massiv.

Einmal im Jahr erscheint eine neue Alfresco-Hauptversion, die Sicherheitsupdates, neue Features und Maßnahmen zur Sicherung des zukünftigen Betriebs enthält (Updates von Drittanbieter-Bibliotheken, Java, etc.). Natürlich möchten Sie für einen langfristigen Betrieb diese Updates auf Ihrem System einspielen. Die Folge von unsauberen Erweiterungen wären langwierige und teure Upgrades auf die neue Alfresco Version.

Demzufolge kann die Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung mittelfristig günstiger sein, weil Upgrades des darunterliegenden Alfresco unproblematisch sind. Denn hier wird gegen die standardisierte, stabile und versionierte REST-API gearbeitet. So sind Sie zukünftig sehr flexibel bei Änderungen an Ihren Prozessen und den notwendigen Anpassungen der Software. Außerdem ist die maßgeschneiderte Anwendung offen für neue Erweiterungen um weitere Geschäftsprozessen und deren optimaler Unterstützung.

Wie wir vorgehen

Zur Realisierung Ihrer maßgeschneiderten Software setzen wir auf agile Entwicklung. Anders als beispielsweise im Haus- oder Autobau lässt sich nicht jeder einzelne Schritt in der Softwareentwicklung im Vorhinein exakt planen. Die lineare Vorgehensweise mit der Erstellung eines Pflichtenhefts und dessen stumpfer Implementierung wird der heutigen Softwareentwicklung nicht mehr gerecht. Sie als Kunde gewinnen durch die agile Vorgehensweise die gewünschte Flexibilität. Sie müssen Ihre Anforderungen nicht vollständig im Vorhinein bis in das kleinste Detail spezifizieren. Zudem können Sie im Verlauf des Projekts Änderungswünsche einbringen, was Sie bei der linearen Vorgehensweise nach der Freigabe des Pflichtenheftes nicht mehr ohne Weiteres bzw. nur durch Anpassung von Auftrag und Pflichtenheft könnten.

Die agile Entwicklung bedeutet aber nicht, ohne jegliche Anforderungen ungesteuert zu agieren, sondern wird dem Umstand gerecht, dass Features nicht zu Beginn bis in das kleinste Detail spezifiziert werden können und hier zunächst grobe Anforderungen festgelegt werden, die nach und nach (iterativ) erweitert werden. Folglich entsteht die Flexibilität, Features im Entwicklungsprozess noch zu verändern oder durch andere zu ersetzen, weil sich vielleicht die Rahmenbedingungen in Ihrem Geschäftsprozess verändert haben und Sie darauf reagieren müssen. Das setzt allerdings Voraus, dass Sie als Kunde zu einer engen Zusammenarbeit über die gesamte Projektdauer hinweg bereit sind.

Als erster Schritt findet eine Analyse Ihrer Anforderungen und schlanke technische Konzeption zur Festlegung der technischen Rahmenbedingungen und Architektur statt. Daraus resultiert eine Beschreibung der wesentlichen Projektziele und deren gemeinsames Verständnis.

Die nachfolgende Implementierung erfolgt dann entweder auf Basis von Time & Material oder Agilem Festpreis. 

Mit Time & Material sind Sie maximal flexibel für Projekterweiterungen oder Anpassungen, da die geleistete Entwicklungszeit in regelmäßigen Abständen zu den vereinbarten Stundensätzen abgerechnet wird. 

Beim Agilem Festpreis muss eine vollständige, aber noch nicht detaillierte Beschreibung, des Vertragsgegenstandes festgelegt sein. Daraus wird zunächst ein indikativer Festpreisrahmen festgelegt, der allerdings noch nicht vertraglich bindend ist. Es wird gemeinsam mit Ihnen ein repräsentativer Teilbereich der Anwendung festgelegt, der in einer ersten Phase umgesetzt wird und als Testphase genutzt wird (Checkpoint-Phase). Nach der Checkpoint-Phase überprüfen wir zusammen die zuvor getroffenen Annahmen (Checkpoint-Phase-Evaluation). Auf Basis der Erfahrungen können dann Umfang, Rollen, Termine, Riskoteilung und der Festpreisrahmen vertraglich bindend festgelegt werden. Nach der Checkpoint-Phase haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob der Auftrag fortgesetzt wird oder nicht.

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Individuelle Lösungen auf Basis von Alfresco Share

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