form4 File Exchange Platform

Unkomplizierter Dateiaustausch mit externen Partnern

Die File Exchange Platform ist eine vollständige Lösung, um den Dateiaustausch mit Ihren Kunden, externen Partnern, Agenturen oder Mitarbeitern zu bewältigen, so dass Sie nie wieder (große) Datenmengen per E-Mail austauschen müssen. In der Folge wird Ihr Postfach nicht unnötig mit diesen Daten und deren verschiedenen Versionen aufgebläht. Sie greifen immer auf die aktuelle Version einer Datei zu.

Funktionsweise

Die Anwendung ist klar strukturiert und einfach zu benutzen, so dass auch neue Benutzer sofort produktiv damit arbeiten können. Sogenannte File Collections dienen als organisatorische Einheit, um für einen bestimmten Zweck bestimmten Benutzern den einfachen Austausch von Dateien zu ermöglichen.

Um Dateien mit anderen Benutzern auszutauschen sind nur 3 Schritte erforderlich.

  1. File Collection anlegen
  2. Dateien hochladen
  3. Benutzer einladen

Jeder Benutzer wird per E-Mail über neue File Collections und Änderungen in diesen informiert. So verpassen Sie Nichts!

Der Zugriff auf bereitgestellte Dateien ist genauso einfach.

  1. Link in der E-Mail Benachrichtigung öffnen
  2. Anmelden (Login)
  3. Datei(en) oder ZIP-Archiv aller Dateien herunterladen

Vorteile

Die File Exchange Platform nutzt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) Alfresco, das Ihre Dateien nach Industriestandard (JSR-170) verwaltet und versioniert (JSR-147). Somit nutzen Sie alle Vorteile von Alfresco, um bspw. Dateien über individuelle Workflows oder Regeln weiterzuverarbeiten oder mit anderen Systemen über die standardisierte CMIS Schnittstelle auszutauschen.

Natürlich kann ein Dateiaustausch ebenso über Cloud Dienste wie Dropbox oder Google Drive realisiert werden. Allerdings können Sie dann nicht sicherstellen, wer auf Ihre Dateien zugreifen kann. Hier bietet eine In-House Lösung klare Vorteile, um die betrieblichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Die Authentifizierung interne Benutzer erfolgt normalerweise gegen Ihr Active Directory (AD) oder OpenLDAP, wobei auch ein Single-Sign On (SSO) unterstützt wird. Sie können Ihre Benutzer und Gruppen allerdings auch ohne Verzeichnisdienst direkt im Alfresco verwalten.

Features

  • Eine File Collection kann Dateien und Verzeichnisse enthalten.
  • Rollen: Benutzer können pro File Collection als Konsumenten (ausschließlich Lesezugriff) oder Beitragende (Schreibzugriff, neue Dateien hochladen) zugewiesen werden.
  • Ablaufdatum: Es kann ein Ablaufdatum definiert werden, wann die File Collection automatisch gelöscht wird.
  • Änderungsprotokoll für Besitzer, um Änderungen innerhalb einer File Collection zu überwachen.
  • Registrierung / Freigabe: Externe Benutzer können sich selbständig registrieren und werden dann von einem Mitarbeiter freigeschaltet.
  • Einfacher Upload: Dateien laden Sie über Dateiauswahl oder Drag & Drop (HTML5) hoch.
  • E-Mail Benachrichtigungen für Einladungen, geänderte und neue Dateien
  • Administration: Benutzeraktivitäten überwachen
  • unterstützte Browser: Chrome, Safari, Firefox, IE9 und höher

Screenshots

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Neue Dateifreigabe anlegen
Dateien hinzufügen
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Dateien hochladen
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Dateien hinzufügen
Neue Dateien zur Dateifreigabe hinzufügen
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Benutzer per E-Mail über geänderte Dateien informieren
Annmeldung
Anmeldung an die File Exchange Plattform
Aktivitätsprotokoll
Aktivitätsprotokoll zur Dateifreigabe
Externe Benutzer verwalten
Meine eingeladenen externen Benutzer verwalten

Infrastruktur und Technik

  • Zugriff über Webbrowser, keine zusätzlich Software auf Client-Systemen erforderlich
  • einfache Installation als eigenständige Java Webapplikation
  • individuelle Anpassungen über Konfiguration möglich (Logo, CSS, Bezeichnungen/Übersetzungen)
  • basiert auf dem führenden Open Source Enterprise Content Management System Alfresco
  • einfache Integration von Benutzern durch Anbindung an Active Directory/LDAP
  • unterstützt Single-Sign-On via CAS

Interesse?

Falls Sie sich für unsere File Exchange Platform interessieren, rufen Sie mich einfach an oder schreiben mir eine kurze Nachricht.

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