Referenz

Dokumentenmanagement im Mittelstand

Digitaler Rechnungseingang für pme familienservice GmbH

Für die Firmengruppe der pme familienservice GmbH realisierten wir ein mehrmandantenfähiges Dokumentenmanagementsystem zur vollständigen Digitalisierung des Rechnungseingangsprozesses. Basis des Systems ist ein Alfresco 4, die UI wurde vollständig in Java und GWT realisiert.

Zur Erfassung der Eingangsrechnungsbelege stellten wir als zertifizierter Kofax Partner die Lösung Kofax Capture und Kofax KTM zur Verfügung. Über eine Exportschnittstelle werden die Belege automatisch mitsamt ihrer erfassten Metadaten in Alfresco importiert. Für jeden erfassten Beleg wird ein individueller Workflow gestartet und anhand der Kostenstellenzuordnung dem verantwortlichen Bearbeiter zugewiesen.

Über eine Full Custom UI, realisiert mit Google Web Toolkit (GWT), kann dieser nun einzelne Positionen der Rechnung über ein definiertes Splittingverfahren verschiedenen Kostenstellen und Sachkonten zuordnen. Nun zeichnet er diese Rechnung sachlich ab und die Rechnung durchläuft über den Workflow verschiedene weitere Freigabestufen bis hin zur Zahlungsfreigabe und automatisiertem Import in das Buchhaltungssystem DATEV.

Für den Authentifizierungsprozess stellten wir einen CAS Server (Central Authentication Service) zur Verfügung, der nun auch in weitere Infrastrukturbestandteile integriert werden soll.


Features

  • Erfassung der Rechnungsbelege über Kofax Capture und Kofax KTM
  • Workflowgesteuerter mehrstufiger Freigabeprozess mit Versionierung und historischer Freigabedokumentation
  • Modul für Kostenstellensplitting
  • Mehrmandantenfähigkeit
  • Automatisierte Übergabe in DATEV

Technische Umsetzung

  • Dokumentenrepository inkl. Historie und Versionierung in Alfresco
  • Benutzeroberfläche in GWT
  • Schnittstellen zu Kofax, DATEV LDAP
  • Zentrales Sign On (SSO) über CAS
  • Komplexer Replikationsmechnismus für den Im- und Export verschiedener Stammdaten zu LDAP und anderen Systemen

Screenshots